التنظيم
طبيعة وظيفة التنظيم
ماهية التنظيم
التنظيم هو وظيفة منوظائف المدير تشمل وضع نظام يساعد العاملين على التعاون وتنسيق جهودهم اللازمةلتنفيذ الأنشطة المختلفة، وعلى ذلك فإن الهيكل التنظيمى هو أداة للمساعدة فىالتنسيق بين الأنشطة المختلفة.
أهميةالتنظيم
غنى عن البيان أنه بدون التنظيم سيؤول العمل إلىفوضى، حيث لن يستطيع أى شخص معرفة من المسئول عن ماذا، ولن نستطيع تفادى ازدواجتنفيذ العديد من الأنشطة، أو التأكد من أن كل الأنشطة المطلوبة تتمبالفعل.
ومن ناحية أخرى فإن التنظيم هو الخطوة التالية بعد عملية التخطيطوبالتالى فإن كل من وظيفة التوجيه والرقابة تبنى عليه، فلن نستطيع أن نوجه ونراقبالعاملين إذا لم نعرف من المسئول عن الأعمال والواجبات المختلفة.
عمليات التنظيم
ينتج عن عملية التنظيموضع هيكل تنظيمى للمنظمة وهو عبارة عن تجميع الأنشطة فى وظائف وتفويض السلطاتلشاغلى هذه الوظائف المختلفة.
__________________________________
المبادئ الرئيسية للتنظيم
1- التخصص فى العمل
- يبنى مبدأ التخصص وتقسيم العمل على أن المهام تنجز بطريقة أكثر كفاءة إذا تخصصكل شخص فى إنجاز عمل متخصص فيه يؤديه كل مرة، بدلاً من أن يقوم كل شخص بعمل أى جزءمن العمل، بأية طريقة، فالتخصص وتكرار العمل ذاته العديد من المرات يؤدى إلى التعلموالإتقان، ويوحد المسئولية، كما إذا استلزم الأمر الإعداد والتجهيز للعمل فيمكناختصار فترة الإعداد بالتحضير لمجموعة الأعمال المتشابهة مرة واحدة.
- وعموما فالمعادلة التالية توضح أثر التخصص على الأداء:
الأداء = القدرة × الدافعية - وحيث أن القدرة تزداد بالتخصص، وعلى افتراض ثبات الدافعية وعلى ذلك فان الأداءيزداد طردياً مع التخصص وتقسيم العمل.
- يرتبط مبدأ وحدة الأمر بمبدأ التخصص وتقسيم العمل، فالمبدأ الثانى مكننا منتنفيذ الأعمال والمهام الكبرى بتقسيمها على العديد من الأفراد المتخصصين، ولكنستصبح هذه المهام كتلة من الفوضى إذا لم تكن تتبع شخص واحد مسئول عنها ينسق فينابينها.
- وقد يلاقى هذا المبدأ بعض الصعوبات فى التنفيذ الفعلى، فمثلا لو أن منظمة لهاأكثر من مركز أو موقع جغرافى، فإن المسئول المالى فى أى موقع يتبع مدير الموقع منالناحية التنفيذية ولكنه يتبع المدير المالى من الناحية الفنية، مما قد ينتج عنهتداخل سواء من حيث الالتزام بالأوامر، أو تقييم أداء المرؤوس وغيرها، لذا يلزمتوضيح هذا التداخل وتحديد صلاحيات كل منهما.
3- نطاق الإشراف
يتوقف نطاق الإشرافعلى عدة عناصر أهمها:
- قدرة الرئيس على الإشراف
- قدرات المرؤوسين
- تعقد الأنشطة
- تداخل الأنشطة
- كفاءة تحديد معايير الأداء
- مدى تفويض السلطة
- المساعدين المتاحين الممكن الاعتماد عليهم
وعموماً فإن نطاقالإشراف فى مستوى الإدارة العليا يتراوح بين 3-11 بينما فى المستويات الدنيا يتراوح 6-30
4- السلطةوالمسئولية
السلطة:هى مجموعة منالحقوق التى تمنح للمدير وتشمل:
- اتخاذ قرارات فى ضوء نطاق صلاحياته
- تكليف المهام للمرؤوسين
- مطالبة المرؤوسين بأداء مقبول
- الخطى Line
- الاستشارى Staff
- الوظيفى Functional
المسئولية: هى الالتزامات والتبعيات الناتجة عن ممارسة السلطة (السلطة تفوض والمسئولية لا تفوض)
كيف تصبح مدير ناجح
منقوووووووووووول
اقتباس